Генеральное консульство Российской Федерации в городе Хошимине
+84-28-3-930-39-36 (при звонках из России),
028-3-930-39-36 (при звонках по Вьетнаму), +84903084588 (для экстренной связи)
/
ru

Истребование документов


Граждане Российской Федерации, лица без гражданства и иностранные граждане вправе обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации за границей для истребования составленных в отношении них документов. В тех случаях, когда нужный гражданину документ находится на территории России, применяется следующий порядок его истребования.

Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов из Российской Федерации, как правило, не превышает 4-х месяцев со дня регистрации в МИД России, Минюсте России всех надлежаще оформленных документов.

Заявитель обращается в дипломатическое представительство или консульское учреждение в государстве своего пребывания и заполняет два экземпляра анкеты установленной формы на русском языке на каждый истребуемый документ, а также оплачивает соответствующий консульский сбор согласно консульскому тарифу.

В случае личной явки на прием в территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС и консульское учреждение заявитель представляет следующие документы:

  1. Документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
  2. Заявление об истребовании документа. Заполняется только на русском языке (включая адрес проживания);
  3. Квитанцию об уплате государственной пошлины или документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов согласно указанному тарифу;
  4. Документ (предъявляется), подтверждающий родство или представительство (при истребовании документа лицами, указанными в подпунктах 2 и 3 пункта 2 Административного регламента);
  5. Доверенность, удостоверенную в установленном порядке (при истребовании документа лицом, указанным в подпункте 4 пункта 2 Административного регламента).

Оформленный запрос направляется дипломатическим представительством (консульским учреждением) через Консульский департамент МИД России в соответствующие учреждения на территории Российской Федерации. После завершения поиска российские учреждения через Консульский департамент МИД России возвращают в дипломатическое представительство (консульское учреждение) истребованные документы. В тех случаях, когда разыскать документ не представляется возможным, архивное учреждение сообщает об этом заявителю также через Консульский департамент МИД России.

Не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы. 

Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших. 

Повторные свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния могут быть истребованы:

  1. Лицами, гражданское состояние которых они удостоверяют;
  2. Родителями (лицами, их заменяющими) или органами опеки и попечительства на детей до 18 лет;
  3. Родственниками умершего;
  4. Иными лицами в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение таких свидетельств.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями. Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей. Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю. 

При этом процедура оформления запроса, размер консульского сбора и сроки исполнения запроса зависят от полноты исходных данных и требований законодательства государства происхождения документа. Следует иметь в виду, что для истребования документов из-за границы требуется довольно длительное время.